بيست و چهارمين اجلاس مديران دبيرخانه هاي قواي 3 گانه برگزار شد

خبرگزاري تخصصي معدن- بيست و چهارمين اجلاس مديران دبيرخانه هاي قواي 3 گانه به ميزباني وزارت صنايع ومعادن با شعار ” پيشرفت و توسعه دبير خانه الكترونيك در گرو حركتهاي جهادي در سال جهاد اقتصادي ” برگزار شد.
به گزارش معدن نيوز ؛ در اين اجلاس يك روزه كه با حضور مديران  دبير خانه هاي قواي 3 گانه ” مجريه ” ، ” قضاييه ” ” و” مقننه ” همچنين سازمانها و نهادهاي انقلابي و حكومتي برگزار شد ، ” محمد رضا عبد الهي ” مدير كل امور اداري وزارت صنايع ومعادن گفت: برگزاري منظم اين گونه نشست ها و هم انديشي ها و تبادل نظرات پس از اجراي مصوبات منشاء اثرات مثبتي در حوزه هاي كاري همكاران ما در دستگاههاي دولتي مي شود.
” عبدالهي ” با بيان اينكه دبير خانه ها بعنوان پيشاني مهم هر دستگاه مي باشند ، تصريح كرد : ورود و خروجيهاي متقاضيان و ارباب رجوع از طريق دبير خانه هاي همان دستگاه صورت مي گيرد و در اين ميان بهتر است با تغيير روش و بدون نياز به مراجعه حضوري ارباب رجوع، پاسخ لازم را دريافت كنند كه اين امر آثار مثبتي هم در ارباب رجوع و هم دستگاه مربوطه خواهد داشت.
مدير كل امور اداري وزارت صنايع ومعادن تاكيد كرد : هر گونه كم كاري و سهل انگاري كاركنان دبير خانه مركزي يك دستگاه دولتي منجر به عدم تعامل مثبت با ارباب رجوع شده و ساير خدمات آن دستگاه را تحت الشعاع قرار مي دهد.
” عبدالهي ” در بخش ديگري از سخنان خود گفت : كاركنان دبيرخانه هاي مركزي قواي 3 گانه همواره به عنوان محرم اسرار مديران ، كاركنان دستگاه بوده چرا كه خواه و ناخواه در جريان اخبار و اطلاعات سازمان قرار مي گيرند و در اين ميان انتشار احتمالي يك نامه به ظاهر ساده مي تواند تبعات و مشكلات عديده اي براي دستگاه به وجود آورد.
وي در بيان اقدامات انجام شده دبير خانه مركزي وزارت صنايع ومعادن در سالهاي اخير گفت: پس از ادغام وزارتخانه هاي ” صنايع ” و “معادن و فلزات ” در سال 79 پس ازانجام مطالعاتي در زمينه اتوماسيون اداري نتايجي نظير متمركز ساختن دبير خانه مركزي، جمع آوري دبير خانه هاي پراكنده و ايجاد مديريت يك پارچه در دبير خانه مركزي ، اتصال دبير خانه مركزي به دبير خانه سازمانها و شركتهاي تابعه ، َبرچيده شدن بايگاني هاي جزيره اي در معاونت ها و ادارات كل ستادي و متمركز شدن ارشيو در دبيرخانه مركزي حاصل شد .
در بخشي ديگر از اين اجلاس ، « سيد هادي قريشي » رئيس اداره دبيرخانه مركزي وزارت صنايع ومعادن نيز گفت : بيست و چهارمين اجلاس مديران دبيرخانه قواي سه گانه ضمن بررسي دستور العمل تشكيل شوراي هماهنگي مديران دبيرخانه قواي سه گانه، با هدف ايجاد اتصال و پيوند نوشتار و مكاتبات سازمانها بايكديگر و درون دستگاهي و برون دستگاهي بنا شده است
وي گفت: اهميت الكترونيكي نمودن روند گردش مكاتبات و ثبت و صدور نامه ها تا مرحله پاسخ گوئي و بايگاني ديجيتال هم اكنون پايه گذاري شده است
«قريشي » در بخش ديگري از سخنان خود گفت: وزارت صنايع و معادن نسبت به ساير وزارتخانه ها در ايجاد سيستم الكترونيكي گردش مكاتبات اداري پيش قدم بوده و مراجعات حضوري ارباب رجوع دستگاه خود را به حداقل رسانيده است .
وي در توضيح اين مطلب افزود : ارباب رجوع و متقاضيان از طريق اتصال به سيستم اينترنت ثبت و صدور درخواستهاي كتبي و اخذ جواب خود را از طريق پورتال وزارت صنايع و معادن در اسرع  وقت پيگيري نموده همچنين كاركنان ستادي كه دور كار مي شوند با تمهيدات تدارك ديده شده ستاد وزارتخانه ، از طريق سيستم دبير و با رعايت قوانين و مقررات مربوطه ، مكاتبات مربوط به خودشان را ملاحظه كنند.
براساس اين گزارش ، « محمود ليائي” رئيس مركز فن آوري اطلاعات وارتباطات وزارت صنايع ومعادن در اين اجلاس خاطر نشان كرد :‌مركز فن آوري اطلاعات وزارت صنايع و معادن در امر توسعه دولت الكترونيك با تشكيل شوراي فن آوري واطلاعات از سه سال گذشته فرآيندهائي نظير حذف كاغذ و بستر سازي و فرهنگ سازي مربوط به آن ،‌توسعه الكترونيك و بستر سازي و رفع مشكلات فني اتوماسيون دبيرخانه ها را دنبال نمود .
« ليائي » با اشاره به اينكه مركز فن آوري اطلاعات هر دستگاه در توسعه دولت الكترونيك در آينده نزديك به غير از افراد معدود رسيدگي كننده به نامه هاي محرمانه ، نيروي انساني به عنوان كارمند دبيرخانه نخواهيم داشت و اين كار توسط خود كاربران انجام مي شود
رئيس مركز فن آوري اطلاعات و ارتباطات وزارت صنايع و معادن در توضيح اين مطلب گفت:‌حذف كاغذ در ستاد وزارتخانه ، حذف كاغذ در خارج از وزارتخانه با مهر بررسي تدارك داده شده ، پيگيري مكاتبات اداري از طريق مراجعه به پورتال تخصصي وزارت صنايع ومعادن و ايجاد سامانه هاي سيسم اتوماسيون نظير اتوماسيون اداري و سيستم صدور جوازهاي تاسيس و پروانه هاي بهره برداري صنعتي و معدني را دنبال مي كند
«ليائي » در پايان سخنان خود گفت به زودي پيش از 90 درصد مكاتبات وزارت صنايع و معادن با خارج از وزارتخانه با ارباب رجوع از طريق اتوماسيون و پورتال وزارت صنايع و معادن صورت خواهد گرفت.
در اين اجلاس « سيد امير حسين مير محمد صادقي » مسئول دبيرخانه شوراي فنآوري اطلاعات وزارت صنايع و معادن گفت : با راه اندازي سيستم اتوماسيون اداري تحت web در وزارت صنايع و معادن و سازمان صنايع و معادن استانها علاوه بر ارتباطات بهتر با سازمان استانها هزينه نگهداري اين سيستم به حداقل رسيده تا گردش مكاتبات فيزيكي درون سازماني بدون حضور ارباب رجوع را به صفر برساند .
مسئول دبيرخانه شوراي فناوري اطلاعات وزارت صنايع و معادن تصيح كرد: ثبت نامه هاي درخواستي از سوي ارباب رجوع با مراجعه به پورتال وزارت صنايع ومعادن صورت پذيرفته و پس از آن تنها كافي است با درج تاريخ يا شماره نامه در يارانه شخصي متن دستور داده شده وگردش نامه رويت شود
“مير محمد صادقي » در ادامه ياد آورشد: ارسال مكاتبات از طريق تبادل الكترونيكي ارسال و دريافت فاكس از طريق استفاده از خدمات دور نگار در سيستم درگاه الكترونيكي ، آرشيو الكترونيكي اسناد ، سامانه پيام رساني از طريق پيامك از جمله اقدامات لازم براي ايجاد سازمان دانش محور است ..
«مير محمد صادقي » در بيان ساير طرحهاي در دست اجرائي شوراي فن آوري اطلاعات گفت : ايجاد سيستم call center امكان پاسخ گويي پيگيري درخواست از طريق پيامك ارباب رجوع،  ايجاد درگاه واحد ورود به سيستم هاي اطلاعات sso ،امكان دسترسي به سيستم دبير از بيرون وزارتخانه براي مديران و افراد ذيصلاح، ‌پيشخوان الكترونيكي و ايجاد مركز گواهي الكترونيكي  كه مديران نيازي به ارسال نامه امضاء شده به صورت كاغذ را نداشته و صرفا ً با گواهي امضاي الكترونيكي تا پايان سال 90 محقق مي شود .
براساس اين گزارش ، در پايان اين اجلاس از اقدامات و زحمات «‌سيد هادي قريشي» به خاطر پيشتاز بودن دستگاه خود در ايجاد دبيرخانه الكترونيكي از سوي هيات رئيس اجلاس دبيرخانه هاي قواي سه گانه كشور تقدير و تشكر به عمل آمد .